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ビジネス・キャリア
特集
デスク周りが変われば、働き方も一変する！あなたの仕事を効率化する＜デスクの整理整頓術＞！
2018/05/07
新生活も１ヵ月が過ぎ、気がつけばデスクにモノが山積み･･･なんて方もいらっしゃるのではないでしょうか。「働き方改革」が声高に叫ばれる昨今、残業を減らして効率的なワークスタイルを実現するためにも、仕事のベースとなるデスク周辺は常に整理整頓を心掛けておきたいところです。そこで今回は、整理収納のスペシャリストに、デスク周りを上手に整理整頓するコツをお聞きしました。これでもあなたも、明日から快適に仕事が進められるはずです！
中日教えてナビ
編集部
片付けはあくまで手段。まずは整理整頓を通じて何を改善したいのかを確認しよう。
デスク周りを整頓する時には、いきなり片付けを始めるのではなく、デスクをどのように使いたいのかを考えることから始めて下さい。現状困っていること、ストレスに感じていることを見つけ、それを改善するために整理整頓を行うことが大事です。
デスクを片付けることは手段であり、それ自体が目的ではありません。よりよい働き方を実現するために片付けを行うのです。デスクを整理し、探し物をする時間やストレスを減らすことができれば、仕事だけでなくプライベートの時間にも余裕を持つことができますし、仕事のやる気をアップさせ、周囲との良好なコミュニケーションにも繋がっていくはずです。
ただ、目の前のものを片付けただけでは、問題が解決したとは言えません。また散らかってしまえば意味がないからです。そのため、片付けるだけではなく、散らからない仕組みを作ることが重要です。
デスクの引き出しは、頻繁に使う文具類を一番上に。書類の保管は一番下に。
デスクの引き出しを整理するときは、効果的な使い方を考えるようにしましょう。一般的な事務用デスクの場合、引き出しの一番上には、すぐに使えるように文房具を入れます。そして真ん中には、穴あけパンチなど大きめの文房具を入れるようにします。一番下の大きな引き出しには、長期の保管が必要なファイルや資料を収納します。そして、手前の引き出しには、現在進行形の資料などを入れるのがお勧めです。
デスク上の配置は、あなたの利き腕がどちらかを考慮して決定します。右利きの場合、左に固定電話を置き、右に文房具やメモ帳、ファイルなどを置くと使いやすくなるはずです。
ちなみに、仕事を快適に進めるための便利グッズを使っている方も多いと思います。こうしたグッズを選ぶ時も、デスクの整理整頓と同じように自分がどんな作業を面倒だと感じているのか、どのような用途で使いたいのかを考えてから選ぶのが良いと思います。
「帰宅前の5分間は片付け時間にする」など、リセット時間を設けておくのがお勧め
資料を整理する時のポイントは、定期的に保存した資料を見直すタイミングを決めておき、スケジュール化しておくことです。
資料は紙の状態ではかさばるため、スキャンしてデータで保存し、捨てられるものは処分します。それでも紙の状態で保存しておく必要があるものは、専用のファイルを作ってそこに入れておくようにしましょう。
書類はあらかじめカテゴリ分けを行い、大分類→中分類→小分類と分けていくようにします。細かく分けすぎるとかえって探しにくくなるため、自分なりのルールを設け、あとからでも分かりやすい言葉を使うのがポイントです。
整理整頓をする上で大事なのは、まず定位置を決めること。そして、使ったら戻すという流れを習慣づけることです。そうすれば、常にキレイな状態を保つことができます。
お勧めなのは、リセットする時間を設定することです。例えば、帰宅前の5分間は片付けの時間にすると決めておけば、まとめて作業する手間を省けます。特に書類については、内容を一つひとつ確認する必要があるため、どうしても時間がかかりがち。定期的に整理する時間を設けおけば、書類を探す時間などもなくなり、効率的に仕事を進められるでしょう。