岡部　茂 おかべ　しげる

日本では議事録を作成したときには署名押印をするのが常識とされてきました。マンションにおいても区分所有法に則り、管理組合の議事録を作成するときには署名押印をすることが義務付けられております。しかし、世界では契約書を締結するときでも署名のみで良いのが普通で、印鑑を使用するのは特別なシーンに限られています。日常的な議事録の作成には議長などの作成者の署名があれば十分ではないかと考える人もいるでしょう。行政手続でも署名のみで済ませられることが増えているので、議事録を作成する際に押印をせずに済ませられないかと思っている人も多いことと思います。

国ではデジタルトランスフォーメーションの推進のために法律の改正を進め、世界に合わせた仕組み作りを進めています。その一つとしてデジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律が改正される予定になりました。その内容の一つとして挙げられているのが議事録署名押印のうち「押印」の廃止です。議長が議事録を作成する際に署名押印が必要とされていましたが、改正後は署名のみでよくなる予定になっています。

この改正案を受けて行政手続や組合規約などの改正が進められています。マンション管理についても例外ではなく、マンション標準管理規約の中の議事録の作成に関する部分も改正する予定が立てられているのが現状です。議事録に押印をする必要がなくなると、議事録の作成者が署名するだけで済むので手間が少なくなります。押印手続きの見直しの効果がマンション管理組合の運営にもポジティブな効果があると期待されます。

マンション管理組合では理事会や総会後に議事録を作成しますが、署名だけでなく押印も必要なのが手間になっていました。しかし、デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律における議事録署名押印のうち、押印の廃止を受けてマンション標準管理規約も改定される予定です。署名のみで済むため、議事録を作成する負担が軽減されます。